4.2.3 Nadzór nad zapisami
4.2.4.1 Postanowienia ogólne
Prowadzenie zapisów dotyczących jakości ma na celu zapewnienie dowodów zgodności z wymaganiami i dowodów skuteczności działania Systemu Zarządzania Jakością.
Zapisy dotyczące jakości, po odpowiedniej ich analizie, są podstawą do wprowadzenia działań naprawczych, korygujących, zapobiegawczych i doskonalących.
4.2.4.2 Tworzenie, identyfikacja i nadzorowanie zapisów dotyczących jakości
Zapisy powstają w poszczególnych komórkach organizacyjnych i są udokumentowaniem prowadzonych działań związanych z realizacją wymagań Systemu Zarządzania Jakością.
Nadzorowanie dokumentów dotyczących jakości należy do obowiązków właściwego działu merytorycznego, zgodnie z organizacją strukturalną Spółki. Wydawca takiego dokumentu ponosi odpowiedzialność za prawidłowość jego treści i jednoznaczność identyfikacji.
Do opracowywania dokumentów dotyczących jakości przewidziane są odpowiednie formularze. Autor takich dokumentów uwzględnia odnośne ogólne przepisy i normy oraz wymagania wynikające ze zleceń. w razie potrzeby korzysta przy tym z pomocy innych działów merytorycznych.
4.2.4.3 Weryfikacja zapisów dotyczących jakości
Kompletność i prawidłowość dokumentów dotyczących jakości jest weryfikowana przez opracowujący je dział merytoryczny. Właściwe kierownictwo określa zakres weryfikacji i powołuje do jej przeprowadzenia odpowiednio wykwalifikowanego pracownika, chyba że samo kierownictwo przeprowadza weryfikację i zatwierdza dany dokument.
Treść dokumentu jest wiążąca dla jego odbiorcy. Jeżeli odbiorca stwierdzi wady dokumentu, powinien poinformować o nich autora, który z kolei powinien te wady usunąć.
Zmiany w dokumentach dotyczących jakości przeprowadza komórka, która je opracowała. Inne działy merytoryczne mogą zgłaszać autorowi wnioski dotyczące pożądanych zmian w dokumencie.
Sama zmiana jest przeprowadzana albo w formie poprawki na oryginale, albo w formie informacji o wprowadzeniu zmiany.
4.2.4.4 Dustrybucja zapisów dotyczących jakości
Za dystrybucję dokumentów odpowiada komórka, która je wydała. Oryginały dokumentów są przechowywane we właściwych działach merytorycznych. Komórka wydająca jest zarazem odpowiedzialna za dopilnowanie, aby dostępne i rozprowadzane były wyłącznie zapisy zatwierdzone i aktualne.
Wymianę dokumentów, które utraciły ważność, na aktualne dokumenty, przeprowadza wydająca je komórka w formie powiadomienia o zmianie. Za wszystkie dokumenty odpowiadają pracownicy właściwi dla poszczególnych procesów. Komórka wydająca prowadzi rejestr aktualnie obowiązujących wersji dokumentów.
4.2.4.5 Likwidacja zapisów dotyczących jakości
Dokumenty, które straciły ważność, należy likwidować. Jeżeli zmienione dokumenty dotyczące jakości muszą być przekazywane dostawcom, zadanie to realizuje dział zakupów. Dział ten opracowuje uzupełnienie do zamówienia i przekazuje zmieniony dokument dostawcy.
4.2.4.6 Przechowywanie zapisów dotyczących jakości
Okres przechowywania zapisów dotyczących jakości i zapisów dotyczących klientów jest regulowany przez obowiązujące, aktualne przepisy ustawowe i przepisy prawa handlowego oraz specjalne wymagania klientów. Uwzględniane są przy tym w szczególności wymagania wynikające z odnośnych aspektów odpowiedzialności cywilnej za wyroby.
Zapisy jakości są przechowywane w określonym miejscu i czasie w sposób umożliwiający szybki dostęp do nich osób kompetentnych oraz w sposób zapewniający ochronę przed zniszczeniem lub uszkodzeniem.
4.2.4.7 Okresowa analiza zapisów jakości
- Zapisy jakości, a w szczególności:
- zapisy będące wynikiem komunikacji z Klientami,
- zapisy dotyczące procesów lub wyników badań wykazujące niespełnianie wymagań,
- zapisy z przeprowadzonych auditów,
- zapisy z przeprowadzonych działań korygujących i zapobiegawczych,
- zapisy z przeglądów zarządzania,
są okresowo analizowane przez Pełnomocnika Prezesa d/s Zarządzania Jakością i odpowiedzialnego pracownika, w wyniku czego podejmowane są działania naprawcze, korygujące, zapobiegawcze i doskonalące.
Zapisy jakości mogą być udostępniane Klientom wówczas, gdy jest to ustalone między stronami.
4.2.4.8 Odpowiedzialność
Za prowadzenie, wykorzystanie, dysponowanie i przechowywanie zapisów dotyczących jakości w danej komórce organizacji odpowiedzialność ponosi jej kierownik.
Zapisy dotyczące poszczególnych działań jakościowych wymienione są w odpowiednich Dokumentach Jakości, a w postaci zbiorczej w procedurach: 423PLASTP01, 424PLASTP01, 822PLASTP01, 830PLASTP01, 852PASTP01, 853PLASTP01.
Szczegółowe zasady postępowania w zakresie nadzoru nad zapisami dotyczącymi jakości przedstawia procedura:
Nr 424PLAST_P01 - Nadzór nad zapisami dotyczącymi jakości
Wykaz nadzorowanych zapisów jakości podano w tabeli- 424PLAST_T01 „Spis dokumentów dotyczących Zarządzania Jakością”.