4.2.3 Nadzór nad dokumentami
4.2.3.1 Postanowienia ogólne
Nadzór nad dokumentami prowadzony jest w celu zapewnienia:
- zatwierdzenia dokumentów pod kątem ich adekwatności, zanim zostaną wydane,
- przeglądu dokumentów ich aktualizowania w razie potrzeby oraz ponownego zatwierdzania,
- że zidentyfikowano zmiany i aktualny status zmian dokumentów
- dostępności aktualnych dokumentów w miejscu stosowania,
- że dokumenty są zawsze czytelne i łatwe do zidentyfikowania
- usuwania nieaktualnych,
- jednoznacznego oznaczania aktualnych jak i wycofanych archiwizowanych.
Identyfikacją objęte są dokumenty organizacyjne, systemu zarządzania jakością, handlowe, kontrolno-badawcze, dokumenty zewnętrzne stosowane, a także dokumentacja techniczna klientów.
Zapisy są specjalnym rodzajem dokumentu i należy je nadzorować zgodnie z wymaganiami podanymi w punkcie 4.2.4
4.2.3.2 Zatwierdzanie i wydawanie dokumentów
Dokumenty są nadzorowane w trakcie opracowywania, wprowadzania zmian, dystrybucji i archiwizacji we wszystkich komórkach organizacyjnych.
Dokumenty opracowywane są przez poszczególne komórki organizacyjne
i oznaczane w sposób umożliwiający ich identyfikację oraz określający ich aktualny status, zapobiegający użyciu dokumentów nieaktualnych lub nieważnych.
Opracowane dokumenty są sprawdzane i zatwierdzane przez kompetentne osoby.
Dokumenty są rozpowszechniane przez Pełnomocnika Prezesa ds. Zarządzania.
Pracownik odpowiedzialny zapoznaje pracowników z treścią dokumentu i udostępnia go we wszystkich miejscach, gdzie są wykonywane operacje istotne dla efektywnego działania Systemu Zarządzania Jakością.
4.2.3.3 Zmiany i status zmian dokumentów
Potrzeba wprowadzenia zmian do dokumentów może wynikać z inicjatywy Wydającego, Opracowującego jak i Użytkownika. Gdy Użytkownik dokumentu stwierdza konieczność wprowadzenia zmian do dokumentu, zgłasza wniosek o dokonanie odpowiedniej zmiany do Wydającego dokument.
Wydający, w porozumieniu z Opracowującym, analizuje wniosek i w uzasadnionym przypadku wprowadza zmiany lub informuje wnioskującego, dlaczego zmian nie wprowadził.
Zmiany wprowadzane są do wszystkich egzemplarzy danego dokumentu (łącznie z oryginałem) przez Wydającego. Wszystkie dokonywane zmiany rejestrowane są w Karcie Zmian.
Wydający dokonuje zmian osobiście u Użytkowników dokumentów lub też wycofuje wszystkie wydane egzemplarze dokumentów od Użytkowników, wprowadza zmiany i następnie ponowne rozpowszechnia dokumenty.
Jeżeli ilość zmian w dokumencie utrudnia korzystanie z niego lub zmiany są istotne, wydaje się nowy dokument z nowym (kolejnym) numerem wydania. Decyzję o takiej potrzebie podejmuje Wydający.
Dokument z nowym (kolejnym) numerem wydania zastępuje dokument poprzedni, który staje się nieaktualnym i jest archiwizowany.
4.2.3.4 Dokumenty zewnętrzne
Oficjalnie stosowane normy, warunki techniczne i rysunki klienta stanowią część integralną dokumentacji Systemu Zarządzania Jakoścą.
Dokumenty takie są nadzorowane w taki sam sposób jak dokumenty wewnętrzne dlatego pracownicy funkcyjni, którzy wprowadzają je do stosowania, są odpowiedzialnI za:
- zweryfikowanie oznakowania i ich stanu uaktualnienia,
- zapewnienie dostępu do nich odpowiednim kompetentnym osobom, rejestrując je w rozdzielniku,
4.2.3.5 Specyfikacje techniczne
Organizacja Działu Sprzedaży, która ma za zadanie utrzymywać kontakt z klientem, jest odpowiedzialna za zapewnienie bieżących przeglądów, dystrybucji i wdrożenia norm / specyfikacji technicznych klienta, które zostały zmodyfikowane, w oparciu o harmonogram wymagany przez Klienta.
Procedura taka zapewnia, że terminy zastosowania w produkcji (zmiana w procesie produkcyjnym) takich modyfikacji są rejestrowane i zapewnia aktualizację innych dokumentów wewnętrznych takich jak Plan kontroli.
4.2.3.6 Odpowiedzialność
Zakres odpowiedzialności za kontrolę dokumentów jest określony w odpowiednich procedurach systemu zarządzania jakością
Szczegółowe zasady postępowania w zakresie nadzoru nad dokumentami przedstawia procedura: Nr 423PLAST_P01 - Nadzór nad dokumentami
Proces opisany jest w “Karcie procesu” KP – 06 “Nadzorowanie SZJ”